So navigieren Sie im AI Concierge
Nach dem Einloggen sehen Sie die Menü-Leiste mit verschiedenen Bereichen, beginnend beim Punkt „Stat“:
Jeder dieser Punkte führt Sie in einen eigenen Bereich des AI Concierge. Schritt für Schritt erklären wir Ihnen in den Unterseiten, welche Funktionen sich dort verbergen und wie Sie diese einsetzen können.
Grundlagen, Fehlerhilfe, Fragen und einen Warnhinweis
Damit Sie den AI Concierge besser verstehen, finden Sie hier zunächst kurze Erklärungen zu den Basics, zu häufigen Fehlerquellen (Troubleshooting) sowie eine Sammlung der wichtigsten FAQs.
- Basics: Hier erfahren Sie, warum der Chatbot so reagiert, wie er reagiert, und welche Einstellungen im Hintergrund für Sie vorbereitet werden.
- Troubleshooting: Kleine Hilfestellungen, um Fehlerquellen zu erkennen und zu verstehen.
- FAQs: Antworten auf häufig gestellte Fragen, von der Nutzung bis hin zu speziellen Funktionen.
Diese Inhalte helfen Ihnen, den Concierge nachzuvollziehen und mit ihm sicher umzugehen.
Die Reiter Config “Einstellungen” (Client V1, Styling V1, Client V2 und API) sind ausschließlich für technische Einstellungen und das Styling der AI vorgesehen.
Wir haben für jede Einstellung eine kurze Erklärung ergänzt, um die Übersicht zu erleichtern – dennoch gilt:
👉 Bitte nehmen Sie hier selbst keine Änderungen vor!
Diese Bereiche sind ausschließlich für unsere interne Arbeit gedacht. Ungeprüfte Eingriffe können zu gravierenden Fehlern führen und die Funktionsweise der gesamten AI beeinträchtigen.
Falls Sie Anpassungen wünschen oder Fragen zu den Einstellungen haben, wenden Sie sich bitte direkt an unser Team. Wir kümmern uns gerne um alles Notwendige.
Vielen Dank für Ihr Verständnis!
Basics
AI-Concierge Basics
AI-Concierge Basics Grundlagen (Config)
Alle grundlegenden Einstellungen des AI Concierge finden sich im Bereich Config.
Für Sie als Gemeinde ist wichtig zu wissen: Diese Einstellungen übernimmt komplett Webwerk für Sie.
Sie erhalten ein fertig eingerichtetes Produkt, das sofort einsatzbereit ist.
Damit Sie trotzdem ein gutes Verständnis haben, erklären wir die wichtigsten Punkte in einfacher Sprache:
Chatbot-Einführung
Hier wird festgelegt:
- Wer der Concierge ist (z. B. digitale Assistenz Ihrer Gemeinde)
- Welche Aufgaben er übernimmt
- Auf welche Informationen er sich stützt
- Wie er reagiert, wenn er etwas nicht weiß
Je klarer diese Grundlagen definiert sind, desto besser funktioniert der Concierge. Diese Einrichtung übernimmt Webwerk.
Antwortstil (Prompt Type)
Der Antwortstil bestimmt, wie genau der Concierge antwortet:
- Strict: Antwort nur bei gesicherten Daten, sonst Standardmeldung
- Constrained: Antwort nach bestem Wissen, Hinweis falls Kontext fehlt
- Verbose: Antwort auch ohne Daten, aber ohne Garantie
- Custom: Spezielle Antworten (für Sonderfälle)
Webwerk wählt für Sie die passende Einstellung, damit die Antworten zuverlässig bleiben.
Antwort-Einstellungen (Answer Settings)
Hier wird festgelegt, wie die Antworten klingen:
- Formality (Ton)
- formal: sehr offiziell („Sehr geehrte Damen und Herren…“)
- normal: neutral, angepasst an die Anfrage
- informal: locker, umgangssprachlich
- Answer Length (Länge)
- short: kurze Antworten
- normal: ausgewogen
- long: ausführlich
Auch diese Parameter stellt Webwerk so ein, dass sie perfekt zu Ihrer Gemeinde passen.
Troubleshooting
Häufige kleine Fehlerquellen
Manchmal wirkt der AI Concierge nicht wie erwartet. Mit dem Reiter Chat können Sie direkt prüfen, woher die Antworten kommen – also aus welchen Daten oder Einstellungen. So lassen sich mögliche Fehler schnell finden.
Typische Szenarien sind:
- Keine Daten / Keine Rolle
→ Der Chatbot findet keine passenden Infos und gibt daher keine Antwort. - Daten vorhanden / Keine Rolle
→ Der Chatbot nutzt Infos, aber ohne Kontext. Antwort ist korrekt, aber zu allgemein. - Daten und Rolle vorhanden, aber widersprüchlich
→ Unterschiedliche Einstellungen stehen im Konflikt.
Beispiel: Sie wählen „Antworte kurz“, stellen aber gleichzeitig den Prompt-Typ auf „long“. Ergebnis: verwirrende Antworten.
Wenn solche Widersprüche vermieden werden, arbeitet der AI Concierge fehlerfrei und zuverlässig.
➡️ Mehr Details finden Sie auf der Chat-Detailseite.
FAQs - Häufig auftauchende Fragen
Fehlersuche
So finden Sie schnell mögliche Fehler
Der Reiter „Chat“ ist das zentrale Werkzeug, um Probleme im Antwortverhalten des AI Concierge zu prüfen.
Gehen Sie dazu folgendermaßen vor:
- Öffnen Sie den Reiter „Chat“
- Klicken Sie auf die Frage, bei der ein Fehler aufgetreten ist
- Wählen Sie oben die drei Punkte (…) und klicken Sie auf „Sources“
- Nutzen Sie Strg + F, um gezielt nach falschen oder fehlenden Informationen zu suchen
In „Sources“ sehen Sie genau, welche Datenquellen der AI Concierge zur Beantwortung herangezogen hat.
➡️ Mehr Infos und Details finden Sie auf der Chat-Detailseite.
Wie funktionieren „Files“?
Mit Files können Sie PDF-, Word-, PowerPoint- oder Textdateien hochladen.
Der AI Concierge liest den Text daraus und speichert die wichtigsten Infos im Wissensspeicher. So kann er später direkt darauf zugreifen und passende Antworten geben.
So laden Sie eine Datei hoch (kurz & einfach):
- Öffnen Sie den Reiter „Files“
- Klicken Sie auf „Upload File“ oder ziehen Sie die Datei per Drag & Drop hinein
- Wählen Sie Ihre Datei (PDF/Word/PPT/TXT, max. 10 MB) – auch mehrere nacheinander möglich
Wichtiger Hinweis zu PDFs
- Wenn ein PDF nur aus Bildern besteht (z. B. eingescannt), kann die Texterkennung ungenau sein
- Echte Text-PDFs funktionieren am zuverlässigsten
- Eine kurze Wartezeit (einige Sekunden) nach dem Hochladen ist normal
➡️ Mehr Infos und Details finden Sie auf der Files-Detailseite.
Wie erstellt/formuliert man Dyn. Data
Mit Dyn. Data können Sie aktuelle Informationen (z. B. Veranstaltungen, Aktionen, Meldungen) selbst eintragen. Diese Inhalte sind sofort aktiv und werden vom AI Concierge bei Antworten automatisch berücksichtigt.
So erstellen Sie einen neuen Eintrag:
- Öffnen Sie den Reiter „Dyn. Data“ und klicken Sie auf das „+“-Symbol
- Geben Sie einen Titel ein → das Thema des Eintrags
- Fügen Sie den Text hinzu → Inhalt oder Beschreibung (max. 3000 Zeichen)
- Optional: Geben Sie eine URL an → falls später auf eine externe Seite verwiesen werden soll
- Speichern → der Eintrag ist sofort aktiv und für den AI Concierge nutzbar
Tipp:
Dyn. Data eignet sich besonders gut für zeitlich begrenzte Informationen, die schnell auffindbar sein sollen – z. B. „Sperre am Hauptplatz von 14.–16. Juni“ oder „Weihnachtsmarkt am Wochenende“.
➡️ Mehr Infos und Details finden Sie auf der Dyn. Data-Detailseite.
Wie erstellt/formuliert man FAQs
Mit FAQs (Häufig gestellte Fragen) können Sie Fragen und Antworten direkt im System hinterlegen.
Der AI Concierge nutzt diese Inhalte bevorzugt – auch dann, wenn Nutzer die Frage in leicht veränderter Form stellen.
So erstellen Sie eine neue FAQ:
- Öffnen Sie den Reiter FAQ und klicken Sie auf „New FAQ“
- Geben Sie die Frage ein → so formulieren, wie Nutzer sie tatsächlich stellen würden
- Tragen Sie die Antwort ein → klar, verständlich und hilfreich formuliert
- Speichern → die FAQ ist sofort aktiv und für den AI Concierge nutzbar
Arten von FAQs:
- Corrections → von Nutzern korrigierte Inhalte (z. B. Tippfehler in einer Frage)
- Scraping → automatisch von Webseiten übernommene Fragen und Antworten
- Manuell → direkt von Mitarbeitern eingetragen
➡️ Mehr Infos und Details finden Sie auf der FAQ-Detailseite.
Unterschied zwischen Files, Dyn. Data und FAQ
📂 Files
- Was: Fertige Dateien hochladen (PDF, Word, PowerPoint, TXT)
- Wie: Das System liest die Inhalte und speichert die wichtigsten Infos im Wissensspeicher
- Wann am besten: Für größere Dokumente wie Berichte, Handbücher oder Präsentationen, die als Wissensbasis dienen
- Hinweis: PDFs müssen echten Text enthalten (keine Scans oder reine Bilder)
📝 Dyn. Data
- Was: Selbst erstellte kurze Einträge (Titel, Text, optional URL)
- Wie: Sofort aktiv nach dem Speichern
- Wann am besten: Für aktuelle, zeitlich begrenzte Infos wie Veranstaltungen, Aktionen oder interne Meldungen
- Stärke: Sehr flexibel und schnell anpassbar (max. 3000 Zeichen)
❓ FAQ
- Was: Frage-Antwort-Paare, entweder manuell erstellt oder automatisch (z. B. durch Scraping/Korrekturen)
- Wie: Das System bevorzugt diese Antworten bei Nutzereingaben
- Wann am besten: Für wiederkehrende Standardfragen, z. B. „Wie melde ich mich an?“
- Stärke: Liefert präzise Antworten – auch dann, wenn Nutzer die Frage anders formulieren
➡️ Mehr Infos und Details finden Sie auf der
Files-Detailseite · Dyn. Data-Detailseite · FAQ-Detailseite
Wofür sind „Str. Data“?
Mit Str. Data werden Informationen verarbeitet, die in einem festen Format vorliegen (z. B. CSV, Excel, JSON, XML).
Der AI Concierge kann diese Daten direkt lesen, strukturieren und automatisch aktuell halten – ohne dass Sie manuell nacharbeiten müssen.
Typische Einsatzmöglichkeiten für Str. Data:
- Unterkunftsverzeichnisse (Hotels mit Adresse, Telefonnummer, Zimmeranzahl)
- Veranstaltungen (Datum, Uhrzeit, Ort)
- Öffnungszeiten von Geschäften oder Sehenswürdigkeiten
- Preislisten (Produkte mit Preis, Rabatt, Währung)
- Fahrpläne (Bus, Bahn, Flug)
- Kontaktdaten (Name, E-Mail, Telefonnummer, Adresse)
Str. Data eignet sich immer dann, wenn viele strukturierte Informationen gepflegt werden müssen, die regelmäßig aktualisiert werden – der Concierge greift automatisch auf die neuesten Daten zu.
➡️ Mehr Infos und Details finden Sie auf der Str. Data-Detailseite.
Regular Expressions für "Syntax Cor."
Mit der Syntaxkorrektur können Sie Abkürzungen, Tippfehler oder unterschiedliche Schreibweisen automatisch in die richtige Form umwandeln.
Dadurch versteht der AI Concierge immer, was gemeint ist – auch wenn Nutzer ungenau tippen.
Was bedeutet das praktisch?
- „GR“ wird automatisch zu Gemeinderat
- „StR“ wird automatisch zu Stadtrat
- „Bgm.“ wird automatisch zu Bürgermeister
Gängige Muster (für Fortgeschrittene):
- \b = Wortgrenze (stellt sicher, dass nur ganze Wörter ersetzt werden)
- . = ein beliebiges Zeichen
- [abc] = entweder a, b oder c
In der Praxis tragen Sie links den Begriff so ein, wie er falsch oder abgekürzt vorkommt (z. B. „\bGR\b“), und rechts die richtige Schreibweise (z. B. „Gemeinderat“).
➡️ Mehr Infos und Details finden Sie auf der Syntax Cor.-Detailseite.
Was sind Cluster und wozu dienen sie?
Cluster sind Themenbereiche, in denen ähnliche Fragen und Anliegen der Bürger*innen automatisch gesammelt und ausgewertet werden.
So behalten Sie immer den Überblick:
- Häufig gestellte Themen lassen sich leichter erkennen
- Der AI Concierge kann schneller passende Antworten geben
- Ihre Gemeinde sieht auf einen Blick, welche Anliegen besonders oft vorkommen
Beispiele für Cluster:
- Verkehr & Infrastruktur
- Soziale Dienste & Unterstützung
- Bildung & Jugendangebote
- Steuern & Gebühren
Mit Clustern finden Bürger*innen schneller die richtigen Informationen. Gleichzeitig behalten Gemeinden den Überblick über die wichtigsten Themen – und können so gezielt handeln, wo es am meisten Bedarf gibt.
➡️ Mehr Infos und Details finden Sie auf der Cluster-Detailseite.
Vielen Dank für Ihr Vertrauen
Wir freuen uns, dass Sie den AI Concierge für Ihre Gemeinde nutzen. Dieses Handbuch soll Ihnen dabei helfen, den digitalen Assistenten besser zu verstehen und sicher im Alltag einzusetzen.
Sollten dennoch Fragen offen bleiben oder Probleme auftreten, stehen wir Ihnen jederzeit persönlich zur Seite. Gemeinsam finden wir garantiert eine passende Lösung.
👉 Kontaktieren Sie uns jederzeit – Ihr Team von Webwerk unterstützt Sie gerne.